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關于修訂印發《西安石油大學會計檔案管理辦法》的通知

作者:財務處時間:2020-12-30點擊數:

 

 

 

 

 

 

西安石油大學文件

 

西石大財〔2020212

 

關于修訂印發《西安石油大學會計檔案

管理辦法》的通知

 

各院(系)及有關單位:

現將新修訂的《西安石油大學會計檔案管理辦法》印發你們,請遵照執行。

 

   


 


西安石油大學會計檔案管理辦法

第一章  總  則

第一條  為了加強學校會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》(2017年主席令第81號)、《中華人民共和國檔案法》(2020年修訂版)、《會計檔案管理辦法》(2017年財政部國家檔案局令第79號)和《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔20206號)等有關法律和行政法規,結合學校工作實際,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條  學校會計檔案由財務處和校檔案館共同管理。財務處負責會計檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔、利用和保管等工作。檔案館負責會計檔案移交后的保管、利用和牽頭組織鑒定、銷毀等工作。

第四條  學校應當加強會計檔案管理工作,保證會計檔案管理必須的經費和設施(包括必要的存放地點、存放設施),采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

校檔案館和財務處應當指定專人負責會計檔案日常管理工作,明確會計檔案管理崗位職責,建立健全會計檔案內部控制制度

第二章  會計檔案的內容

第五條  會計檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據,是學校檔案的重要組成部分。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

(三)財務報告類:月度、季度、半年度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類:年度部門預算、校內預算,銀行存款余額調節表,銀行對賬單,納稅申報表,工資薪金發放清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊、鑒定意見書及其他具有保存價值的會計核算專業資料。

第六條  以電子會計資料的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計資料。同時滿足下列條件的,學校內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第三章  會計檔案的立卷和歸檔

第七條  每年形成的會計檔案,應當由財務處按照歸檔要求,負責整理立卷、裝訂成冊。

為便于保管和使用,裝訂成冊的會計憑證須在封面上注明憑證所屬會計年度、會計期間、憑證種類、張數、冊數、起止編號等。會計賬簿、報表及其他各類會計檔案均應有專人負責整理、打印,并交于會計檔案管理人員統一裝訂歸檔。會計賬簿按賬簿頁數連續編號,按月或年度分類后加封面、封底裝訂成冊,封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度等。財務報表、工資明細表等應在封面加蓋部門公章,財務處負責人、填報或者編制人的簽章。

第八條  電子會計檔案的歸檔。會計年度結束后,財務處應將會計數據電子資料按會計期間備份并詳細標注,整理歸檔,包括:各核算賬套、工資、學生收費、一卡通系統等數據。

第四章  會計檔案的保管

第九條  當年形成的會計檔案,在會計年度結束后可由財務處臨時保管1年,再移交校檔案管保管。因工作需要確需推遲移交的,最長不超過三年。財務處臨時保管期間,應遵照檔案管理有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

第十條  財務處在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

檔案館接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十一條  會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。會計檔案的保管期限,從當年會計年度終了后的第一天算起。本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

第五章  會計檔案的利用

第十二條  學校嚴格按照規定利用會計檔案,在會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。會計檔案原則上不得借出,確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的應當嚴格按照規定辦理相關手續。借用單位應當妥善保管并按期歸還。查閱或復印會計檔案者,嚴禁在會計檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。

第十三條  查閱、復印會計檔案須具備相關證明,經財務處批準并辦理登記手續。會計檔案在移交檔案館后需查閱、復印的,原則上需財務處安排財務人員陪同,由檔案館辦理登記手續。

第六章  會計檔案的鑒定和銷毀

第十四條  學校應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。會計檔案鑒定工作應由檔案館牽頭,組織監察處、審計處、財務處等相關部門或人員共同進行。

第十五條  經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)校檔案館編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)學校分管檔案校領導、檔案館負責人、檔案館經辦人、財務處負責人、財務處經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)檔案館負責組織會計檔案銷毀工作,并與財務處共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

第十六條  保管期滿但尚未結清的債權債務原始憑證、記賬憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證、記賬憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和保管清冊中列明。

第七章   

第十七條  獨立核算的二級非法人單位、獨立法人單位參照本辦法執行,或結合本單位具體情況制定相應的會計檔案管理辦法,報財務處備案。獨立核算的二級非法人單位、獨立法人單位會計檔案均應移交校檔案館。

第十八條  預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

第八章  附 

    第十九條  本辦法由財務處商檔案館負責解釋,自202111日起施行,原《西安石油大學會計檔案管理辦法》(西石大財〔200719號)同時廢止。

 

附件:西安石油大學會計檔案保管期限

附件

西安石油大學會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一、會計憑證類

1

原始憑證

30

 

2

記賬憑證

30

 

3

匯總憑證

30

 

二、會計賬簿類

4

總賬

30

包括日記總賬

5

明細賬

30

 

6

現金出納賬、銀行存款賬

30

 

7

輔助賬簿

30

 

三、財務報告類

8

月、季度財務報告

10

包括文字分析

9

年度財務報告(決算)

永久

包括文字分析

四、其他類

10

銀行余額調節表

10

 

11

銀行對賬單

10

 

12

會計移交清冊

30

 

13

會計檔案保管清冊

永久

 

14

會計檔案銷毀清冊

永久

 

15

會計檔案鑒定意見書

永久

 

 

 

抄送:校領導。

黨政辦公室                         20201223日印發

 

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